Ravelry-Treffen - ich war nicht dabei

In einigen Blogs konnte man lesen, dass die Begeisterung der dabei Gewesenen sich in Grenzen hielt. Ich hatte sehr bedauert, nicht zum Raveler-Treffen zu können, trotz netter Einladungen mit kostenloser Übernachtungsmöglichkeit. Aber das Leben hält ja oft ungefragt noch andere Ereignisse bereit, an denen man teilnehmen muss, ja, vor allem an denen, die man sogar selbst organisiert hat 8)

Wenn ich die Kritiken Revue passieren lasse, mache ich einerseits wesentliche organisatorische Mängel aus. Ich hatte der Organisatorin zu Beginn der Organisationsphase Hilfe angeboten, weil ich beruflich sehr viel mit Organisation zu tun habe und auch gerade an diesem Wochenende eine große zweitägige Veranstaltung organisiert hatte, zu der an manche Stationen über 1000 Besucher kamen.
Das Hilfsangebot wurde abgelehnt, auch die Bereitwilligkeit anderer Unterstützerinnen. Über die Gründe kann man spekulieren.

Die Folgen des Alleingangs zeigten die Überforderung einer Person, die versucht hat, alles allein zu buckeln. Das kann man nur, wenn man einige Erfahrung und Übung hat, Großveranstaltungen zu organisieren und die Schwer- und Schwachpunkte im Voraus kennt.
Absehbar war, dass die Gäste sich kennenlernen wollen => Namensschilder bereithalten
Gäste wollen begrüßt und willkommen geheißen werden => das kann man auch mehrfach am Tag machen. Immerhin sind manche sogar aus dem fernen Ausland gekommen.
Klar war: die Besucher bekommen Hunger und Durst => verschiedene Angebote zur Verköstigung
Angekündigt waren im Vorfeld verschiedene Aktivitäten und Workshops => Klare Ausschilderung, wo wann was stattfindet. Ein Flyer ist schnell erstellt und für 100 € kann man 1000 Stück drucken lassen.
=> Dann müssen Aktivitäten angekündigt, ja, angepriesen werden, um Struktur in die Veranstaltung zu bringen.
Ich hatte im Vorfeld noch etliche Ideen, bekam aber nur die Rückmeldung, ich könne ja meine eigene Veranstaltung organisieren. Ja, das habe ich ja auch getan, wenn auch an anderer Stelle. Zwei Tage wollten klar untergliedert und mit Highlights versehen werden.

So ganz allein möchte ich die Veranstalterin auch nicht der Kritik aussetzen. Auch wenn sie sich nicht hat reinreden und helfen lassen wollen, so hat es bestimmt an der Veranstaltung etliche patente Personen gegeben, die ein Händchen dafür haben, für Stimmung zu sorgen.
Beschilderungen hätte man sicher schnell organisieren können und vielleicht wäre es auch möglich gewesen, rasch ein Mikrofon zu besorgen, um die Programmpunkte anzukündigen. Ich bin sicher, dass auch einige sich um Schadensbegrenzung bemüht haben.

Ich sehe es ein: man ist zum Raveler-Treffen mit gewissen Erwartungen gekommen, die sich nicht erfüllt haben.
Ich bin jedoch auch der Auffassung: wer sich langweilt, ist selber langweilig. Den Mangel am eigenen Vergnügen nur anderen oder den Umständen zuzuschustern ist nicht mein vorstechendster Charakterzug, eher versuche ich, aus einer Angelegenheit noch das Beste zu machen.

Kritisiert wurde auch die hohe Teilnahmegebühr. Diese Auffassung kann ich mit meiner Organisationserfahrung nicht unterstützen. Die Miete für einen Saal mit Infrastruktur ist nicht zu unterschätzen. Auch werbliche Maßnahmen und organisatorische Angelegenheiten müssen mit diesem Geld bestritten werden. Das Geld ist praktisch schon ausgegeben und es ist noch nichts gelaufen.
Das darf aber der Besucher nicht merken, er erwartet für die Zahlung nicht nur ein Dach über dem Kopf, Sitz- und Arbeitsmöglichkeiten und Sanitäre Einrichtungen, was eigentlich das primäre ist, wofür das Geld genutzt wird, sondern auch "Programm". Und das Programm bewirkt dann, ob das Geld als sinnvoll angelegt empfunden wird oder nicht. Das Programm und dessen Umsetzung täuscht den Besucher praktisch darüber hinweg, dass er für Infrastruktur bezahlt.
Daher darf das Programm nicht so ausfallen, dass es als lieblos oder dürftig empfunden wird. Auch kleine Aktionen kann man so aufpeppen, dass sie Sternstündchen sind. Aber es ist absehbar, dass dies von einer einzelnen Person, die auch noch einen Übervollzeitjob hat, nicht bewältigt werden kann.

Aus meiner Erfahrung heraus sollte man jede angebotene helfende Hand integrieren, mit klaren, fest umrissenen Aufgaben. Das heißt nicht, dass man das Heft aus der Hand gibt.
Es bleibt zu hoffen, dass aus dieser Veranstaltung Lehren gezogen werden. Ein Veranstaltungsteam wird es auf jeden Fall leichter haben, ein gelungenes Ereingnis zu organisieren, als eine noch so engagierte womöglich wenig erfahrene Einzelperson.